Politica di Conservazione dei Dati da parte di Dance Direct

Introduzione

La nostra organizzazione possiede molti tipi differenti di documenti contenenti una varietà di dati, che includono: dettagli sui clienti, informazioni sugli impiegati ed anche informazioni confidenziali riguardanti l’organizzazione ed il modo in cui opera. Questi documenti costituiscono una parte vitale della nostra impresa, ed è per noi importante assicurarci di proteggerli, assieme alle informazioni che custodiscono. Tutto questo per far sì che la nostra attività non riscontri alcun tipo di problema e, inoltre, per attenerci ai requisiti dettati dalla legge.

Abbiamo delineato le procedure messe in atto per la conservazione, la revisione e la distruzione dei documenti in nostro possesso. Lo scopo di questa politica è di fare in modo di conservare questi documenti solamente per il tempo necessario e che, una volta che essi non saranno più ritenuti necessari, vengano distrutti in conformità con le procedure esplicate in questa normativa.

Questa politica costituisce un’integrazione alle nostre normative sulla sicurezza e la protezione dei dati, riveduta l’ultima volta durante l’Aprile 2019.

A cosa si applica questa Politica?

Questa politica si applica a tutti gli impiegati dell’organizzazione, ai quali è richiesto di conoscerla e di attenersi ad i suoi requisiti.

La persona fisica che, all’interno dell’organizzazione, si occupa della Protezione Dati è Jan Chope. Questa persona è responsabile affinché la normativa venga rispettata, e che tutti seguano i suoi termini. Potrà fornire consiglio riguardo ogni problema relativo.

Cos’è un Documento?

Questa normativa copre i documenti elettronici e quelli conservati in un sistema di archiviazione manuale. Sono incluse e-mail, database e documenti contenuti in qualsiasi altro sistema utilizzato dall’organizzazione. I documenti possono essere creati dall’organizzazione o creati altrove, e poi inviati a noi.

Conservazione dei Documenti

La lista di conservazione più sotto elenca i tipi di documenti che la nostra organizzazione conserva. Per legge non possiamo conservare alcun documento per più del tempo necessario, ed ecco perché abbiamo stabilito dei periodi di conservazione, consultabili più sotto.

I periodi di conservazione, per quanto riguarda alcuni documenti, si basano su limiti temporali imposti dalla legge. Invece, per quando non esiste un tempo legalmente prestabilito, i nostri limiti di tempo si baseranno sull’importanza o meno, per la nostra organizzazione, di tali documenti. Una volta raggiunto il tempo massimo legale, i documenti verranno distrutti, a meno che non esista una buona ragione per doverli conservare (come, ad esempio, un processo legale in corso). In questi casi, la Persona Responsabile sarà incaricata di decidere se conservare tali documenti anche oltre il periodo di conservazione minimo.

 Distruzione dei Documenti

Una volta che I documenti raggiungeranno il periodo di conservazione minimo, dovranno essere distrutti in modo definitivo, a meno che non esista una buona ragione per conservarli e la Persona Responsabile abbia deciso di prolungare il periodo di conservazione.

Archivi manuali

Gli archivi manuali vengono distrutti dopo essere stati processati.

Archivi elettronici

Le e-mail vengono archiviate (cancellate dal nostro server e-mail) una volta superata la data del loro periodo minimo di conservazione.

Database – Quando gli archivi avranno superato la data del loro periodo minimo di conservazione, verranno cancellati o resi anonimi.

I back-up dei database vengono conservati per un massimo di 2 anni.

Calendarizzazione dei Documenti – Informazioni Legali o Non-Personali